Vybrali ste si to pravé riešenie aj implementátora. Ako by ste mali správne postupovať pri implementácii ERP systému, aby sa projekt podarilo úspešne zrealizovať? 

1. Objednávka alebo zmluva o dielo? 

Jednoduchšie projekty, z kategórie jednoúčelových systémov alebo ekonomických a účtovných systémov sa zvyčajne realizujú len na základe objednávky. Pri projektoch v celkovej hodnote rádovo v stovkách eur, nemá zmysel strácať čas prípravou zmluvy o dielo. Funkcionalita systému je zvyčajne jasná, môžete si ju bez problémov vyskúšať v demo alebo trial verzii systému a podmienky nasadenia aj ceny sú verejne dostupné na webstránke dodávateľa.

Ak sa však bavíme o nasadení systému z kategórie krabicových, a najmä implementačných ERP systémov, odporúčaným postupom je uzatvorenie zmluvy o dielo. Tomu by malo predchádzať spracovanie implementačnej analýzy. Tá bude po jej odsúhlasení oboma stranami predstavovať predmet uzatvorenej zmluvy o dielo.

2. Implementačná štúdia 

Je najdôležitejším dokumentom celej implementácie, preto je potrebné venovať jej príprave dostatočný čas aj pozornosť. Do spracovania implementačnej štúdie by ste mali zapojiť všetkých kľúčových používateľov.

Čo by mala obsahovať: 

• použitie jazyka, ktorému budete rozumieť vy aj vaši zamestnanci

• popis vášho kľúčového procesu 

• predstavenie štandardnej funkcionality dodávaného systému zameranej na podporu vášho kľúčového procesu

• popis individuálne upravovaných alebo vytváraných modulov na mieru

• čo bude predmetom migrácie dát

• čo nebude predmetom migrácie dát
  

• minimálne hardvérové a softvérové požiadavky na činnosť systému, prípadne audit infraštruktúry s odporúčaniami na potrebné vylepšenia.

Čo by implementačná štúdia nemala obsahovať: 

• Podľa našich skúseností je v segmente malých a stredných podnikov na Slovensku absolútne zbytočné, až kontraproduktívne uvádzať v implementačnej štúdii akékoľvek zložitejšie vývojové diagramy, schémy a databázové štruktúry. Vhodnejšie je proces slovne opísať, prípadne doplniť o vhodný printscreen priamo zo systému.

• Zložité vývojové diagramy, schémy a štruktúry ponechať vo funkčnej špecifikácii (technickej dokumentácii), ktorá môže byť prílohou štúdie.

• Popis funkcií a modulov, ktoré nie sú obsiahnuté v kúpenej licencii a nebudú predmetom dodávky diela. Mohlo by vás to uviesť do omylu, že získavate aj moduly alebo funkčnosti, ktoré ste si v skutočnosti nekúpili.

3. Know-how 

Je veľmi žiadané, aby implementátor vniesol do projektu aj svoje doterajšie skúsenosti z predchádzajúcich nasadení. Niečo, čomu sa hovorí „best practice“. Nesnažte sa za každú cenu vynájsť koleso. Je takmer isté, že rovnaký alebo podobný proces už niekto pred vami riešil. Implementátor by vás mal metodicky viesť a usmerniť. Taktiež by vás mal brzdiť, keď vy alebo vaši zamestnanci skĺznete do oblasti nepodstatných detailov. Šetrí tým váš čas aj peniaze.

4. Menej je niekedy viac 

Ak je projekt väčšieho rozsahu, je dobré ho rozdeliť na menšie celky. Nesnažte sa paralelne implementovať e-shop, riadený sklad aj telefónnu ústredňu. Prvým krokom by malo byť rozbehnutie účtovnej a ekonomickej agendy (ak je tiež predmetom implementácie), a následne pridávate jednotlivé moduly podľa dôležitosti pre váš kľúčový proces.

Rovnako dôkladne zvážte objem migrácie dát. Zväčša je zbytočné prenášať do nového systému veľké objemy dát z minulých rokov. Potreba historických reportov sa dá totiž elegantne zvládnuť reportovacími nástrojmi, schopnými reportovať dáta z viacerých systémov, prípadne z XLS tabuliek, do ktorých ste si dáta z vášho pôvodného systému vyexportovali.

Vôbec neuvažujte nad paralelnou prevádzkou nového a starého systému. Zamestnancov to vystaví neúmernému tlaku a výstupy z dvoch systémov sa ani pri vylúčení ľudských chýb nebudú nikdy zhodovať. Každý systém má iné algoritmy pri práci s ocenením zásob, zaokrúhľovaním celkových cien, korekcií a DPH. Z týchto dôvodov je snaha o paralelnú prevádzku a porovnanie výstupov vopred odsúdená na neúspech.

5. Harmonogram 

Súčasťou zmluvy o dielo by mal byť realisticky navrhnutý harmonogram. Je potrebné počítať s tým, že sa pri každom projekte niečo pokazí. Preto musíte jednotlivé míľniky stanoviť s istou časovou rezervou. Netrvajte na tom, aby bol go-live k 1. januáru roka. Aj keď sa to môže zdať ako optimálny termín, podniky sú zvyčajne oslabené dovolenkami vlastných pracovníkov a vykonávajú sa koncoročné operácie, ako sú inventúry. Prvý deň v roku už vôbec nestanovujte ako go-live, ak je to zároveň vrchol vašej sezóny. Implementátori dokážu systém nasadiť k akémukoľvek dátumu, optimálne však vždy k začiatku mesiaca.  

6. Štart projektu

Nasadenie ERP systému je spoločný projekt. Bez intenzívneho zapojenia vás a vašich zamestnancov nedokáže uspieť ani ten najlepší implementátor. Ak už došlo k podpisu zmluvy a harmonogram implementácie je jasný, odporúčame zorganizovať stretnutie s vašimi zamestnancami aj za účasti implementátora. Na tomto stretnutí by ste mali vysvetliť dôvody nasadenia nového ERP systému, a aké benefity z toho budú plynúť pre vašu firmu a vašich zamestnancov. Je potrebné získať si zamestnancov na vašu stranu a uistiť ich, že im dodávateľ systému poskytne maximálnu podporu.

7. Buďte pripravení na najhoršie 

Napriek všetkej snahe budú prvé dni nasadenia nového ERP systému pre vás a vašich zamestnancov najťažšie. Preto počítajte s pomalším rozbehnutím bežných procesov aj dočasným poklesom produktivity práce a tržieb. Dôkladná príprava v podobe školení a prítomnosť konzultantov priamo na pracovisku ako podpora ostrej prevádzky môžu znížiť toto obdobie na minimum. Za krátky čas dostanete produktivitu práce na pôvodnú úroveň a po spustení nových funkčností a modulov ju s prehľadom prekonáte. Veď to je ten dôvod, prečo ste si nový ERP systém zaobstarali. 

Úspešne zvládnuté nasadenie nového ERP systému môže byť novým impulzom pre ďalší rast a automatizáciu podnikových procesov vašej firmy. Platí to najmä pre oblasť nasadzovania implementačných ERP systémov. Prehľadný proces je základom spokojnosti seriózneho dodávateľa.