V niektorých prípadoch si výberom riešenia volíte aj jeho dodávateľa. V iných sa môže stať, že si to isté riešenie môžete dať nasadiť viacerými dodávateľmi. V nasledujúcich riadkoch vám poradíme, na čo dbať pri výbere dodávateľa ERP systému, ako by mala prebiehať prezentácia, a čo by mala obsahovať seriózne vypracovaná cenová ponuka.

1. Prezentácia a demo

Dajte si systém odprezentovať. Je výhodné, ak pošlete popis vášho kľúčového procesu a požiadaviek dodávateľovi vopred, aby sa mohol na prezentáciu lepšie pripraviť. 

Pýtajte sa. Najmä ak máte počas prezentácie nejasnosti o fungovaní vášho kľúčového procesu. Je bežné, že dodávateľ upriamuje vašu pozornosť na oblasti, v ktorých ERP systém exceluje a, naopak, vynecháva časti, v ktorých vie, že je slabší.

Nezamieňajte si však prezentáciu s implementačnou analýzou. Prezentácia by nemala trvať hodiny a nečakajte, že dostanete odpoveď na každú vašu otázku. Je v poriadku, ak vám prezentujúci niektoré otázky zodpovie až dodatočne. 

Okrem prezentácie systému si vyžiadajte aj demo. Nájdite si potrebný čas a prejdite si s vašimi zamestnancami základnú funkčnosť systému, aby vás nepríjemne neprekvapila niektorá jeho vlastnosť, ktorú ste si počas prezentácie nevšimli. 

2. Cena 

Prvá cena, ktorú vám dodávateľ poskytne, je zvyčajne len kvalifikovaným odhadom. Najmä ak ide o implementáciu so zložitými procesmi, kde je nutné niektoré moduly upraviť, alebo vyvinúť na mieru. Finálnu cenu riešenia by ste mali dostať až po spracovaní implementačnej analýzy. Ani stavebník vám nepovie presnú cenu domu, kým nie je spracovaný projekt a nedohodli ste sa na detailoch vybavenia.

• Licencie 

ERP systémy sú licencované rôznymi spôsobmi. Niektoré vyžadujú licenciu na pomenovaného a niektoré na konkurenčného používateľa. V niektorých prípadoch sa licencujú samostatne prístupy do každého modulu, v iných nie. Uistite sa, že cenová ponuka obsahuje dostatočný počet licencií pre vašich používateľov.

• Služby 

Súčasťou ceny by mali byť aj služby súvisiace s nasadením projektu. Zvyčajne sa naceňujú v človekodňoch (man-day). Služby by mali obsahovať všetky podstatné položky pre rozbehnutie systému. Najčastejšie inštaláciu, konfiguráciu, migráciu dát, školenia, podporu ostrej prevádzky a podobne.

• Maintenance (aktualizácia) 

Zvyčajne sa hradí každých 12 mesiacov a obsahuje legislatívnu a/alebo funkčnú aktualizáciu. Obvykle sa vypočítava ako percento z ceny licencií. Pre používanie systému môže byť povinná. 

• Hotline (podpora) 

Telefonická či webová podpora môže byť zahrnutá v cene licencie, častejšie v rámci maintenance, alebo sa hradí samostatne.

• Cena dodatočných služieb 

V cenovej ponuke by mali byť tiež jasné cenové podmienky čerpania ďalších služieb, ako sú školenia alebo ďalšie programovacie práce, na úrovni hodinovej sadzby či človekodňa. Pri väčších zákazníkoch je zvykom uzatvorenie servisnej zmluvy s predplateným paušálom služieb.

Netlačte dodávateľa do pevnej ceny, kým nie je jasný rozsah projektu. Ak sa vám to aj podarí, mohlo by to mať negatívny vplyv na kvalitu implementácie.

3. Referencie 

Pýtajte sa dodávateľa na referencie. Výhodou môžu byť prípadové štúdie implementácií v rovnakej alebo podobnej oblasti vášho podnikania. Overte si u jeho existujúcich zákazníkov, ako prebiehala implementácia, a najmä starostlivosť o zákazníka po nasadení a go-live. Preťažené implementačné tímy môžu mať tendenciu vyvinúť maximálne úsilie pri implementácii, no po nasadení zistíte, že ak čokoľvek ďalšie potrebujete, už na vás nemá nikto čas.

Chcete byť pilot? 

Nie, nejde o pilotovanie lietadla. Môže sa stať, že vašu špeciálnu požiadavku (napríklad napojenia na systém tretej strany) ešte dodávateľ nikdy predtým nerealizoval. Netreba sa toho zľaknúť. Vždy musí byť niekto prvý. Mal by vás o tom férovo informovať a je možné, že vám ako pilotnému zákazníkovi poskytne ako protihodnotu iné benefity. Dôležité je, aby to bolo pre obe strany výhodné a neohrozilo to váš kľúčový proces.