Ak ste dospeli k názoru, že je nutná výmena ERP riešenia vo vašej spoločnosti, nasledujúce riadky vám pri náročnom výbere môžu pomôcť.

Na čo sa pri výbere ERP systému zamerať?

Existuje niekoľko otázok, ktoré si musíte pri výbere ERP systému zodpovedať skôr, než začnete s hľadaním vhodných riešení a oslovovaním potenciálnych dodávateľov:

1. Kľúčový proces a KPI 

Ako sme už spomenuli v predchádzajúcom článku, nový ERP systém by mal podporiť kľúčový proces vašej spoločnosti, ako aj meranie a dosahovanie zvolených KPI v jednotlivých oblastiach vášho podnikania. Mal by vám byť preto jasný váš kľúčový proces a jednotlivé KPI. Myslite aj na špecifiká vášho podnikania. Nie všetky systémy sú vhodné pre nasadenie do gastro-prevádzky, chemického alebo potravinárskeho priemyslu a podobne.

2. Aký máte na nákup nového ERP systému rozpočet? 

Je dôležité vopred si stanoviť sumu, ktorú chcete do ERP systému investovať. Niekedy môže byť lacnejšie aj efektívnejšie dokúpiť k existujúcemu systému modul alebo ďalší jednoúčelový systém ako pristúpiť k výmene celého ERP systému. 

Cena pozostáva z dvoch základných častí:

• počiatočná investícia (nákup licencií, úvodné služby spojené s nasadením, individuálne úpravy)

• maintenance (aktualizácia) - zvyčajne ročne hradený poplatok za legislatívnu alebo funkčnú aktualizáciu.

Pri porovnávaní ceny jednotlivých riešení by ste si mali spočítať celkové náklady na ERP systém v priebehu aspoň troch rokov. Nezabudnite do nákladov pripočítať aj vyvolané náklady, napríklad na kúpu a prevádzku nového servera alebo ďalšieho softvérového vybavenia, ktoré nový ERP systém pre svoju prevádzku vyžaduje.

3. V akej kategórii ERP systémov hľadať? 

Vzhľadom na odpoveď na predchádzajúcu otázku je potrebné hľadať v správnej kategórii informačných systémov. Cenovo aj funkčne.

•  Jednoúčelové systémy: zvyčajne sú zamerané na jeden druh činnosti. Ich obsluha je väčšinou jednoduchá a intuitívna. Spravidla predstavujú aj najnižšiu investíciu. Ako všetky pravidlá, aj tieto majú výnimky. Riešenia e-shopov alebo výroby môžu stáť dokonca viac ako informačný systém, na ktorý sú napojené.

• Ekonomické a účtovné systémy: sú to také systémy, ktorých najdôležitejšou a najlepšie spracovanou funkciou je bežná ekonomická a účtovná agenda. Ostatné oblasti riadenia podniku, ako CRM, riadenie projektov, výroba, reporting a HR, majú zvyčajne spracované len čiastočne alebo okrajovo.

• Krabicové ERP systémy: niekedy je veľmi ťažké určiť, či daný systém patrí do kategórie ekonomických a účtovných systémov, alebo ho už možno zaradiť do kategórie krabicových ERP systémov. Pri viacerých konkrétnych riešeniach tieto hranice splývajú, alebo sa niektorými modulmi či cenou dajú zaradiť do oboch kategórií. Hodnotenie môže byť subjektívne, avšak vo všeobecnosti možno povedať, že ide o také informačné systémy, kde bežná ekonomická a účtovná agenda už nie je na prvom mieste, alebo ju dokonca vôbec neobsahujú. Viac než na účtovníctvo sú zamerané na marketing, obchod, plánovanie a riadenie projektov, work flow, nástroje pre manažérske rozhodovanie a podobne. 

• Implementačné ERP systémy: okrem vyššie spomenutého princípu „účtovníctvo už nie je na prvom mieste“ musia obsahovať schopnosť prispôsobiť sa individuálnym požiadavkám zákazníka. To znamená, že zákazník si môže dať naprogramovať report alebo modul na zákazku.

4. Potrebujete slovenskú legislatívu? 

Nie je vôbec samozrejmosťou, že ERP systém za desiatky tisíc eur dokáže zostaviť priznanie k DPH a kontrolný výkaz DPH ako váš predchádzajúci, oveľa lacnejší systém. 

Preto vždy zapojte do výberu aj vašu účtovníčku, hoci by v ňom nemala mať rozhodujúce slovo. A to najmä vtedy, ak vyberáte z kategórie krabicových ERP a implementačných ERP systémov. Ak nový informačný systém spĺňa všetky vaše požiadavky, no práve v oblasti legislatívy pokrivkáva, zvážte prepojenie ERP systému a účtovného systému, vďaka čomu nemusíte robiť kompromisy ani v jednej oblasti. 

Úplne bežnou praxou, najmä pri zahraničných implementačných ERP systémoch, je prepojenie na externé moduly spracovania miezd, ktoré slovenskú legislatívu zvyčajne neobsahujú.

5. Je pre vás podstatná technológia? 

Možno by sa mohlo zdať, že pre konečného používateľa nie je až také podstatné, v akom vývojovom prostredí je systém vytvorený, prípadne aké databázové úložisko používa. Nie je to však celkom pravda. Použité technológie môžu mať zásadný vplyv na vyvolané investície, ako aj na komfort používania.

Preto je dôležité zapojiť do výberu ERP systému aj vášho dodávateľa IT infraštruktúry. 

6. Ste pripravení na stratu flexibility (neporiadku)? 

Zvyčajne platí, že čím väčší a komplexnejší systém podnik nasadzuje, tým viac prichádza o časť flexibility (čo je len krajší výraz pre neporiadok). Je to prirodzený efekt zdravého rastu podniku. Nečakajte, že podnik so 150 zamestnancami bude rovnako flexibilný ako malá firma s piatimi zamestnancami. Samozrejme, rozdielne musia byť aj nástroje pre riadenie takýchto podnikov. Preto buďte pripravení, že ERP systémy určené pre stredné a väčšie spoločnosti neobsahujú niektoré funkcie, na ktoré ste boli z kategórie ekonomických systémov zvyknutí:

• výdaj zásob do mínusu

• dodatočná oprava už zaúčtovaných dokladov

• prečíslovanie účtovných dokladov

• nie je možné vynechať niektoré schvaľovacie procesy.
  

7. Je pre vás podstatná rýchlosť? 

Veľmi často sa s nasadením nového informačného systému vkladajú neoprávnené očakávania do zvýšenia rýchlosti spracovania dokladov. Vo väčšine prípadov sa ERP krabicové a implementačné riešenia nedokážu vyrovnať jednoúčelovým fakturačným systémom a účtovným systémom.

Prečo je to tak? Vyplýva to z použitia jednoduchšej technológie, ako aj jednoduchšieho procesu spracovania dát. 

Sú ERP systémy pomalšie? Podľa toho, ako hodnotíte rýchlosť systému. Je možné, že faktúru s desiatimi položkami rýchlejšie vystavíte v účtovnom systéme. Prehľadové zostavy, ako je stav zásob, stav pohľadávok a záväzkov, prípadne paralelné spracovanie dát viacerými používateľmi a stovky tisíc záznamov v databáze, určite rýchlejšie zvládnu ERP systémy s robustnejšou architektúrou a databázou.

Prechodom na ERP systém vyššej kategórie nečakajte, že vymieňate svoje obľúbené auto za športový model alebo lietadlo. Skôr si kupujete nákladný ťahač, či dokonca v niektorých prípadoch nákladnú loď.

Hľadáte dokonalý ERP systém? 

Ušetríme vám sklamanie. Dokonalý ERP systém neexistuje. Akýkoľvek vami zvolený ERP systém bude mať výhody aj nevýhody. Podstatné je, aby benefity získané nasadením nového ERP systému prevyšovali nedostatky, ktoré každý nový systém so sebou prinesie.