Sprievodca prepojenia e-shopu s ERP systémom
Podnikanie v akejkoľvek dobe je skúškou odolnosti, pracovitosti, vynaliezavosti a schopnosti prispôsobiť sa podmienkam naokolo.
Posledný rok a príchod globálnej pandémie COVID-19 priniesol aj na náš trh obrovskú vlnu „digitálnej revolúcie". Za normálnych okolností je posun technológie vpred vítaným krokom. Avšak rýchlosť zmien, s ktorými sa musí podnikateľské prostredie vyrovnať, je závratná.
Transformácia prevádzky do online prostredia so sebou prináša množstvo otáznikov. Od prezentácie spoločnosti cez webstránku a e-shop cez odlišný prístup k zákazníkom, analýzu dát z marketingu až k riadeniu procesov a zamestnancov z home officu.
Práve preto je dôležité mať poruke čo najviac informácií o možnostiach, ako zabezpečiť prosperitu vašej firmy.
Aby sme vám pomohli zorientovať sa v možnostiach pri prechode do online prostredia, v našom článku vám skúsime priblížiť:
Ako vybrať k vášmu ERP systému e-shop?
Používate vo vašej spoločnosti klasický ekonomický, účtovný alebo ERP systém (ďalej len ERP), ale ešte stále prepisujete objednávky z e-shopu do ERP systému ručne? Alebo váš systém neumožňuje napojenie na e-shop, ktorý ste si vybrali? Prípadne e-shop nemáte zriadený vôbec? Potom sú nasledujúce riadky určené práve vám.
Vo väčšine prípadov neznamená nasadenie e-shopu automaticky aj výmenu doteraz používaného ekonomického, účtovného alebo ERP systému. Našťastie, dnes používané ERP systémy zvyčajne ponúkajú dobré možnosti rozhraní, pomocou ktorých je možné si s e-shopom vymieňať dáta. Predpokladajme teda, že vyberáme e-shop k vášmu doteraz používanému ERP systému. To znamená, vo finále budete prevádzkovať dve samostatné riešenia.
Skôr než sa pustíte do vyberania správneho riešenia, zamyslite sa, ako by ste chceli e-shop používať. V prvom rade je potrebné zhodnotiť, či má byť e-shop hlavným predajným kanálom, alebo len doplnkom bežného predaja a odhadnúť počet objednávok, ktoré by mohol e-shop vygenerovať.
Ak objem predaja nie je možné na jeho začiatku dostatočne presne odhadnúť, odporúčame zvoliť riešenie, ktorým pri dynamickom raste počtu objednávok budete schopní zákazníkov stále obslúžiť. Nie je nič horšie, ako byť zahltení objednávkami a nechať zákazníkov čakať.
Základné typy prepojenia ERP a e-shopu:
1. Všetko na e-shope
Primárnym systémom na správu údajov je e-shop. Vo väčšine prípadov ide o jednoduchšie riešenia, kde je kompletná správa e-shopu na strane CMS (content management system – systém riadenia obsahu) e-shopu. Znamená to, že produkty, cenníky, správu zákazníka a objednávok vykonávate cez internetový prehliadač. Do ERP sa následne prenáša len objednávka a novo registrovaný zákazník.
Výhody riešenia predstavuje rýchla implementácia zo strany jeho dodávateľa a komplexná správa e-shopu prostredníctvom webového prehliadača.
Nevýhodou tohto riešenia je zvyčajne žiadna, alebo len dávková aktualizácia produktov a stavu ich zásob v informačnom systéme. V mnohých prípadoch je synchronizácia dát medzi ERP a CMS veľmi obmedzená, a preto neodstraňuje úplne duplicitu práce pri správe dát.
2. Hybrid
Aktuálne pravdepodobne najpoužívanejšie riešenie výmeny dát medzi ERP a e-shopom. Pri tomto variante sa zvyčajne spravujú základné údaje o produktoch, cenníkoch a stave objednávok v prostredí ERP. Niektoré doplňujúce údaje o produktoch sa však môžu evidovať aj na strane CMS e-shopu. Zvyčajne sa volí cesta: „Nech si eviduje údaje ten, kto tie dáta potrebuje,“ respektíve používateľovi ponúka príjemnejšie rozhranie pre ich správu.
Doplňujúce údaje produktov ako obrázky, parametre, dlhý a krátky popis, zaradenie do kategórií a podobne sa zvyčajne evidujú na strane CMS.
Výhodou tohto riešenia je, že používateľ prirodzene robí veci v tých systémoch, kde dáta vznikajú. Napríklad zalistuje produkt v prostredí ERP systému a priradí mu cenu. Informácie o stave zásob a cenách si tak e-shop číta automaticky. Detailnejšie údaje o produktoch sa spravujú z prostredia CMS, pričom podstatné je, že všetky údaje sa zadajú len raz. Úplne sa tak odstráni duplicita práce na strane ERP a CMS.
Za menšiu nevýhodu, aj keď pre väčšinu používateľov menej podstatnú, sa dá považovať práca v dvoch systémoch, ERP a CMS.
3. Všetko v ERP
Ide o princíp výmeny dát, kde sa komplexná správa produktov a samotného e-shopu presúva do prostredia ERP systému. Okrem zalistovania produktov a cenníkov sa z prostredia ERP spravujú aj kategórie (strom) e-shopu, dlhý a krátky popis produktov, všetky obrázky, príznaky a podobne. Pre takúto správu už potrebujete v ERP pokročilejšie nástroje, ako je plnohodnotný WYSIWYG editor (what you see is what you get – čo vidíš to dostaneš). WYSIWYG editor umožňuje spravovať popisy produktov podobne ako v aplikácii Microsoft Word, pričom na pozadí automaticky generuje HTML kód (Hypertext markup language – hypertextový značkovací jazyk) príslušnej produktovej stránky.
Toto riešenie je vhodné pre implementácie, kde zákazník trvá na tom, aby všetky údaje používatelia spravovali z jedného miesta, teda z ERP systému, čo predstavuje jeho základnú výhodu.
Jeho hlavnou nevýhodou oproti hybridnému riešeniu je však oveľa náročnejšia integrácia na strane dodávateľa e-shopu a zvyčajne sa používa pri väčších riešeniach tvorených na mieru.
Pri implementácii riešenia „Všetko v ERP“ treba vo väčšine prípadov počítať s nasadením implementačného ERP systému, ktorý umožňuje realizovať úpravy zákazníkovi na mieru. Pri použití krabicového účtovného alebo ekonomického systému môžete rýchlo naraziť na jeho obmedzenia.
Ako vybrať správneho dodávateľa e-shopu?
Asi najzložitejšou otázkou v procese napájania e-shopu na ERP systém je, aké riešenie a dodávateľa zvoliť.
Výberu dodávateľa e-shopu je potrebné venovať takú istú pozornosť, ako výberu dodávateľa a riešenia informačného systému. Podobne ako v prípade informačného systému je to rozhodnutie na dlhšiu dobu, a preto by ste si mali overiť niekoľko základných parametrov.
Aké kritériá by ste mali hodnotiť?
1. Cena
Cena je dôležitým ukazovateľom, avšak nemala by byť tým hlavným parametrom pri rozhodovaní. Podozrivo nízka cena môže byť vykúpená nasadením šablónového riešenia bez možnosti zásadnejších individuálnych úprav. Pre menšie implementácie však môže byť využitie šablónového riešenia optimálne.
Okrem počiatočnej investície si preverte aj cenu pravidelných mesačných poplatkov, ktoré sú spojené s prevádzkou e-shopu.
2. Princíp a technológia výmeny dát
Na základe informácií z predošlých dvoch častí nášho blogu sa pýtajte dodávateľa, aký princíp správy dát zvolil pri implementácii napojenia svojho riešenia na ERP. Ak zvolil princíp „Všetko na e-shope“ dožadujte sa prezentácie CMS systému, aby ste si preverili prívetivosť používateľského prostredia správy e-shopu, a či vám v ňom nebudú chýbať niektoré základné funkcie.
Rovnako dôležité je pýtať sa dodávateľa aj na technológiu výmeny dát. Vyvarujte sa zastaralejšej súborovej komunikácii, najmä ak požadujete pseudo online systém výmeny dát.
3. Tím
Preferujte dodávateľa, ktorý má za sebou tím ľudí. Rozhodne sa vyvarujte riešení one-man show. Tieto riešenia môžu byť zaujímavé z pohľadu ceny, no nezakladajú v sebe dostatočnú istotu pre podporu a budúci rozvoj vášho e-shopu. Rovnako si preverte, ako promptne dodávateľ reaguje na vaše otázky a námety. Aj dostatočne veľký tím môže byť preťažený a v budúcnosti môže nastať problém s rýchlosťou zapracovania vašich nových požiadaviek.
4. Referencie
Každý seriózny dodávateľ má na svojich stránkach uvedené referencie na svoje predošlé implementácie.
Nebojte sa kontaktovať priamo spoločnosti, ktoré implementoval. Môžete sa tak dozvedieť informácie z prvej ruky, ktoré môžu byť pri rozhodovaní cennejšie ako zlato.
Tip na záver
Je zrejmé, že informácií, v ktorých je potrebné sa zorientovať, je veľké množstvo. Práve preto je voľba správneho partnera a technológie pre úspech projektu prechodu do online priestoru kľúčová .
Pevne veríme, že sme vám pomohli zorientovať sa v problematike napojenia e-shopu na ERP systém.
Aspektov, ktoré je dobré zvážiť pred začiatkom výberu technológie a riešenia, je mnoho, preto je dôležité sa o nich otvorene rozprávať, aby neboli viac len nepríjemným prekvapením počas implementácie už zvoleného riešenia.
Želáme vám šťastnú ruku pri výbere optimálneho riešenia a dodávateľa.
Neviete nájsť to správne riešenie? Napíšte nám
Viktor Pieš
CEO a zakladateľ
K informačným systémom som sa dostal počas uplynulej kariéry v holdingu česko-slovenských IT firiem. Oblasť ERP systémov je mi veľmi blízka, keďže každý projekt je jedinečný a nikdy sa neprestanete učiť nové veci. Rád zdieľam svoje nadšenie a vedomosti s podnikateľmi, ktorí chcú prostredníctvom technológií napredovať.