V tomto článku sa zameriame na špecifiká ERP systémov pre malé a stredné spoločnosti. Povieme si, aký je rozdiel medzi účtovným a ERP systémom, princípy posudzovania efektívnosti, a prečo je ERP systém dôležitý.

Čo sú to vlastne ERP systémy? 

Mnohokrát sa stáva, že sa ERP systémy zamieňajú s účtovnými, ekonomickými alebo jednoúčelovými systémami. 

Dostupné zdroje sa zhodujú na tom, že ERP systémy (Enterprise resource planning – systémy pre plánovanie a riadenie zdrojov) by mali obsahovať nástroje pre riadenie týchto oblastí spoločnosti:

1. FM (Financial management - finančný manažment) 

2. CRM (Customer relationship management – riadenie vzťahov so zákazníkmi) 

3. SCM (Supply chain management – riadenie dodávateľského reťazca) 

4. MRP (Material requirements planning – riadenie výroby) 

5. HR (Human resources – riadenie ľudských zdrojov) 

6. IM / WMS (Inventory management / Warehouse management system – systémy pre riadenie zásob)

Je to veľký počet zložito a honosne znejúcich skratiek, no v skutočnosti sa za nimi skrývajú bežné problémy a operácie, ktoré riešia aj malé a stredné podniky na dennej báze. 

A teraz späť k definícii ERP systému. Znamená to teda, že ERP systémom môžeme nazvať len taký informačný systém, ktorý ako jeden celok obsahuje všetky spomenuté oblasti riadenia podniku? Ak by sme chceli byť veľmi rigorózni, tak áno. ERP systémom v užšom zmysle slova možno nazvať len taký informačný systém, ktorý dokáže pokryť všetky uvedené oblasti riadenia podniku.

Jedným dychom však treba dodať, že v realite sa málokedy stretávame s prípadmi, keď by naozaj všetky oblasti riadenia podniku zastrešil jediný informačný systém. Dokonca, čím je spoločnosť väčšia a jej procesy sú zložitejšie, tým väčší počet špecializovaných systémov používa. Dobrým príkladom je automobilka, kde v súlade musia spolupracovať desiatky až stovky rôznych informačných systémov a podsystémov.

Ako sa máme teda správne vyrovnať s pojmom ERP systém v našich podmienkach? V realite sa skôr stretávame s významom ERP systému v širšom zmysle slova, kde ERP systém podniku predstavuje súhrn informačných systémov alebo nástrojov umožňujúcich riadenie podniku. V tomto význame navyše vôbec nemusí ísť o softvérové vybavenie. 

Ako extrémny príklad z praxe si uveďme informačný systém riadenia lietadlovej lode znázornený stolom v tvare paluby lietadlovej lode, po ktorej sa ručne presúvajú makety lietadiel. Prečo doteraz americké námorníctvo používa takýto zastaraný systém aj na tých najmodernejších plavidlách? Je to preto, že podmienky na palube sa menia tak rýchlo, že ľudská obsluha by nestačila zadávať dostatočne včas údaje do žiadneho informačného systému – nazvime to syndróm lietadlovej lode. 

Princípy posudzovania efektívnosti informačného systému 

Na vyššie spomenutom príklade lietadlovej lode je možné jednoducho vysvetliť štyri základné princípy, ktoré sa vzťahujú na posúdenie efektívnosti každého informačného systému aj v podnikovej sfére:

1. Súčasťou dobre fungujúceho ERP systému môže byť čokoľvek (papier, pero, tabuľa alebo excelovský hárok).
   

2. Akýkoľvek informačný systém vám poskytne len tie údaje, ktoré doň nejakým spôsobom vložíte.
   

3. So zadávaním údajov do akéhokoľvek informačného systému sú spojené náklady.
   

4. Náklady spojené so zadávaním dát do informačného systému by nemali prevyšovať benefity získané ich analýzou.
   

Samozrejme, ako každé pravidlo, aj tieto princípy môžu mať výnimky. Takú predstavuje napríklad zber údajov v režime „Big data“ – zjednodušene vysvetlené, „zbierame všetky dáta a dostatočne dlho“, následne ich podrobíme analýze a uvidíme, aké výsledky dostaneme. 

Takýto zber dát sa ale zatiaľ netýka malých a stredných podnikov na Slovensku a uplatňuje sa skôr v oblasti veľkých výrobných podnikov. 

Môžeme preto vyhlásiť, že v našich podmienkach vyššie uvedené pravidlá posudzovania efektívnosti informačného systému platia takmer vždy.

Potrebujete efektívne fungujúci ERP systém, alebo ho už dokonca máte? 

Ak vás bude niekto presviedčať, že váš účtovný systém, s ktorým ste spokojný, je zastaraný a to, že si vediete otvorené obchodné prípady v excelovskej tabuľke, je neefektívne – spozornite.

Existujúci účtovný systém s možnosťou exportu kľúčových dát do Excelu, kde následne spracovávate ďalšie údaje, môže totiž tvoriť perfektne fungujúci ERP systém vášho podniku.

Dôležité je zamerať sa na ukazovatele, ktoré vám pomôžu odhaliť, či sa váš súčasný ERP systém niekde zadrháva, alebo funguje optimálne.

Prečo je ERP systém dôležitý?

Vzájomné prepojenie a centralizácia činností do jedného systému vám pomáhajú lepšie určiť oblasti, ktoré sa dajú zlepšiť.

Nezabúdajte ani na to, že ERP systém nie je „zázračná pilulka“ na všetky problémy, o ktorých viete, ale najmä neviete. Radšej pracujte s definíciou jasného očakávania od výmeny systému.

Okrem samotného ERP systému je rovnako dôležitá aj voľba správneho dodávateľa na jeho výmenu. Dajte si preto záležať na výbere oboch častí, aby výsledok naplnil vaše očakávania.