Ako sme sa snažili vysvetliť v našom prvom článku, nie je až také dôležité, či náš ERP systém tvorí jeden informačný systém, alebo niekoľko. Dokonca nie je vôbec zásadné, aby všetky prvky ERP systému podniku tvorilo len softvérové vybavenie (dobre vymyslený vizuálny manažment v podobe nástenky dokáže zázraky). 

Tým najdôležitejším meradlom jeho efektivity by mala byť miera, akou je schopný prispieť k plneniu KPI (Key Performance Indicator) - kľúčových ukazovateľov výkonnosti podniku.

Pomáha súčasný ERP systém k plneniu KPI? 

Dostávame sa k ďalšej veľmi zaujímavej oblasti fungovania podnikov. Ako správne určiť KPI a ich metriky (metódy merania)? Keďže stanovenie správnych KPI a ich metrík sa vo všeobecnosti považuje za „malú alchýmiu“, túto oblasť si podrobnejšie rozoberieme v niektorom z našich budúcich blogov.

Vo všeobecnosti by sme si mali stanoviť sadu KPI a metrík pre každú oblasť fungovania podniku. Pre zjednodušenie uvedieme len niektoré príklady:

• Financie (rozpočet plánu výnosov, nákladov, ukazovatele rentability, likvidity...) 

• Marketing (COCA - Cost of Customer Acquisition – náklady na získanie zákazníka...) 

• Sklad (maximálna hodnota zásob, obrátkovosť zásob, hodnota ležiakov...) 

• HR (miera fluktuácie, náklady na získanie pracovníka...) 

Ak nie ste s niektorým KPI spokojný, mali by ste si odpovedať na otázku, či vám existujúci ERP systém pomáha k ich dosiahnutiu. Ak už existujúci ERP systém nepomáha k naplneniu KPI, mal by aspoň umožňovať ich sledovanie. Zlým scenárom je, ak existujúci ERP systém neumožňuje stanovené KPI sledovať a úplne najhorším je stav, keď aktuálny ERP systém dokonca bráni napĺňaniu KPI, ktoré ste si v jednotlivých oblastiach stanovili.

Kedy má zmysel pristúpiť k aktualizácii/rozšíreniu/výmene ERP systému? 

Jednoznačne vtedy, ak existujúci ERP systém neumožňuje sledovať, alebo priamo bráni plneniu stanovených KPI.

Príklad 1: 

Ak si aktuálne objednávky z e-shopu nahrávate do skladového systému ručne, a týmto spôsobom je váš zamestnanec schopný vybaviť denne 40 objednávok, je jasné, že KPI na zvýšenie počtu vybaviteľných objednávok na 80 existujúcim systémom nedosiahnete.

Je však potrebné dať si pozor na neoptimálny podnikový proces, alebo stav, keď nie je možné zvýšiť výkon iným spôsobom, ako napríklad rozšírením kapacity. 

Príklad 2: 

Po prijatí každej objednávky musí váš obchodník aj tak kontaktovať zákazníka, aby s ním konzultoval položky objednávky, keďže ide o špecifický druh produktu. Navyše, 50% objednávok sa po konzultácii s vaším obchodníkom končí zámenou položiek za vhodnejšie produkty.

V takomto prípade ani nasadenie toho najlepšieho automatizovaného systému vybavovania objednávok KPI dosiahnuť nepomôže. Naopak, automatický presun objednávok do skladového systému, a v prípade dostupnosti zásob ich automatické vyskladnenie a tlač faktúry aj so štítkami pre expedičnú spoločnosť, by spôsobili škody. 

V takomto prípade pomôže len prijatie ďalšieho obchodníka, a nie zavedenie nového ERP systému.

Analýza podnikových procesov, alebo nasadenie nového ERP systému? 

Pri neuspokojivých KPI je jednoznačne odporúčaným postupom vykonať najskôr kompletnú analýzu podnikových procesov, z ktorej môže vyplynúť aj potreba rozšírenia alebo úplnej výmeny aktuálne používaného ERP systému.

Tu však často narazíme na realitu malých a stredných podnikov na Slovensku, ktoré z rôznych dôvodov, či už personálnych, organizačných alebo finančných, nie sú schopné alebo ochotné takouto procesnou analýzou prejsť. 

Ako sa dostať von z bludného kruhu? 

Na jednej strane sme označili za optimálny stav, keď procesná analýza predchádza rozhodnutiu o nasadení nového ERP systému.

Na druhej strane však vieme, že realita malých a stredných podnikov z rozličných objektívnych alebo subjektívnych príčin spracovaniu procesnej analýzy nepraje.

Máme teda na požiadavku procesnej analýzy v procese rozhodovania o novom ERP systéme rezignovať?

Nie. Optimálnym riešením je zvoliť takého dodávateľa ERP systému, ktorý v rámci implementačnej analýzy nasadenia nového ERP systému dokáže vykonať aspoň čiastkovú procesnú analýzu. Treba sa riadiť pravidlom, že „je lepšia čiastková procesná analýza v hrsti, ako komplexná analýza v nedohľadne“.

Takáto požiadavka však kladie vyššie nároky na dodávateľa ERP systému.