S príchodom nového roka, keď sa analyzujú finančné výsledky predchádzajúceho roka a pozerá sa na výnosy z jednotlivých investícií, plánuje sa stratégia a investície na aktuálny rok, polrok či kvartál, sa treba zamyslieť nad efektivitou kľúčových rozhodnutí a spoľahlivosťou dát, na ktorých sú postavené.

Správne zavedený ERP systém zahŕňajúci široké spektrum firemných procesov je optimálnou zbernicou presných dát uložených na jednom mieste, ktoré možno ľahko nájsť a vizualizovať. Vie výrazne zefektívniť nielen rozhodovací proces, ale aj komunikáciu medzi oddeleniami a zároveň poskytnúť komplexný pohľad riadiacemu personálu.

Je možné škálovať svoj e-shop a zároveň znižovať náklady na jeho prevádzku?

Predpokladajme, že jedným z hlavných cieľov vášho e-shopu je medziročne rásť vďaka predaju služieb, produktov, prípadne produkciou vlastných výrobkov a strategicky napredovať pred konkurenciou na trhu. 

Niekedy stačí správne cielená investícia do reklamy a objednávky pribúdajú rýchlejšie, ako ste ich schopní technicky a personálne zvládať. To môže spôsobiť zamotanie sa do špirály pri hľadaní efektívneho riešenia, ktoré okamžite pomôže. V tejto situácii je už veľmi náročné nájsť rýchle, kvalitné a zároveň cenovo prijateľné riešenie. 

Vo väčšine prípadov nastávajú podobné hraničné stavy v tých najnevhodnejších obdobiach – na konci roka, v čase účtovných závierok alebo na vrchole sezóny. Treba si uvedomiť, že dôsledky takýchto hraničných stavov môžu byť ďalekosiahlejšie ako „len“ strata objednávok, ktorá so sebou prináša nespokojnosť zákazníkov a môže v konečnom dôsledku viesť aj k strate firemného renomé na trhu. V dnešnom svete biznisu je kľúčové osvojiť si myslenie založené na princípe „prevencia je lepšia ako liečba“, ktorým sa zameriate na predvídanie úzkych miest, včasnú identifikáciu možných následkov a budete sa snažiť na ne vopred čo najprecíznejšie pripraviť. 

Včasný záujem o možnosť zavedenia ERP systému do firmy vám poskytne dostatok času na výber vhodného systému, jeho dodávateľa, ale najmä na prípravu správneho návrhu systému. Nezanedbateľnou výhodou ERP systému je využitie širokej škály aplikácií na zastrešenie procesov na rôznych firemných oddeleniach, čím najmä v dlhodobejšom horizonte 

Úvodná konzultácia 

Na základe našej sedemnásťročnej praxe vám vieme už na úvodnej konzultácii ukázať niekoľko možností výrazného šetrenia nákladov vďaka implementácii vhodného ERP, ktoré bežne navrhujeme v rámci stredných firiem a zároveň vám predstavíme možnosti nastavenia procesov. S pribúdajúcimi požiadavkami už vo väčšine prípadov univerzálna odpoveď neexistuje. 

Základnou odpoveďou na zastrešenie väčšiny kľúčových firemných operácií je celosvetový ERP systém Odoo, ktorý je v porovnaní s ostatnými ERP systémami na trhu veľmi dobre škálovateľný a vďaka svojej modulovej architektúre môže byť pripravený na súbor rôznych vami vyžiadaných modifikácií. 

Pri dodržaní určitých štandardov je systém relatívne rýchlo prispôsobiteľný na mieru.

Nasadenie odkonzultovaných a predvedených modulov sa dá veľmi dobre naplánovať v čase, nastaviť nasadenie kľúčových modulov v prvej fáze a následne rozplánovať nasadenie doplňujúcich modulov podľa priorít, čím si viete v časovom horizonte najoptimálnejšie rozložiť finančné prostriedky potrebné na rozvoj systému. 

Implementačná štúdia a zaškolenie

Skôr než sa pustíme do nasadenia projektu, vaše požiadavky na systém musíme prehodnotiť v tzv. implementačnej štúdii, ktorá zabezpečí správne pochopenie fungovania vašej firmy a predíde sa tak zbytočným nedorozumeniam počas implementácie ERP. Tvorba analýzy je platený úkon, ktorý klientovi často otvorí oči a spozná pri ňom aj iné funkcionality ERP systému, na ktoré pôvodne nemyslel.

V niektorých prípadoch systém umožní firme zvážiť aj použitie štandardizovaných postupov pre procesy, ktoré následne môže aplikovať do praxe. Naším cieľom je navrhnúť riešenie tak, aby sme sa nesnažili „vynájsť koleso“, ale naplno využili to, čo vám bude postačovať a v konečnom dôsledku na tom ekonomicky získate. 

Objasníme vám aj mylné očakávania, s ktorými sa často stretávame. Napríklad že nový systém sa spustí zo dňa na deň, všetko pôjde hladko a nevzniknú žiadne dodatočné otázky. Za roky skúseností pri implementáciách sa stretávame aj s neočakávanými situáciami, ktoré vznikajú na strane klienta. V našej kompetencii bude dohliadať na to, aby bol celkový priebeh pred úspešným nasadením čo najplynulejší.

Treba si uvedomiť, že každá zmena vrátane nasadenia nového ERP systému si vyžaduje určitý čas, aby sa proces správne naplánoval a zabránilo sa enormnému náporu na radových zamestnancov, manažérov, ale aj vedúcich projektu. Ten by mohol vyústiť do negatívnej reakcie personálu na zavedenie systému.

Často sa stretávame s tým, že implementácia sa klientom na základe viacerých faktorov javí najvhodnejšia práve na konci roka, čo však nemusí byť vždy výhoda. Zavedenie systému koncom roka vám môže ovplyvniť sezónu, čerpanie dovoleniek, plánované inventúry a podobne. Pri spätnom vyhodnotení celkovej implementácie zistíte, že jediným plusom bol ročný reporting. 

Z našej strany môžeme technicky zabezpečiť implementáciu v ktoromkoľvek období roka. Na základe vzájomných diskusií a pochopenia systému fungovania spoločnosti počas štúdie vieme zároveň poradiť, kedy je nasadenie pre konkrétneho klienta najvhodnejšie.

Úspešne zvládnuté nasadenie v priebehu kalendárneho roka zväčša poskytuje viac času na dôkladnejšie zaškolenie personálu na prácu v novom ERP systéme a lepšie sa usmerňujú aj niektoré nesprávne návyky používateľov ERP.

Investícia

Už počas štúdie kladieme dôraz na to, aby sa projekt držal optimálne štíhly a zbytočne neprekrýval rôznymi „náplasťami“, ak už v systéme existujú overené riešenia vo forme nami vytvorených a otestovaných modulov alebo tisícov iných komerčných modulov. 

Toto je jedna z mnohých zásad, ako udržať rozpočet projektu implementácie v plánovanom rozsahu.

Údržba a prevádzka

Treba si uvedomiť, že každý ERP systém je „živý organizmus“, ktorý keď sa oň staráte (aktualizáciami a pravidelnou údržbou), dokáže neustále zefektívňovať procesy v rámci celej firmy.

Na implementáciu odporúčame vybrať stabilnú firmu, ktorá v prípade požiadaviek rýchlo a efektívne pomôže v akomkoľvek smere. Jej základom by mal byť stabilný tím odborníkov so širokým know-how, s ktorými otvorene konzultujete všetky detaily od prvého dňa. 

Musíte mať istotu, že nedostanete jednorazové riešenie, ku ktorému sa po implementácii nebude treba vracať, ale dodávateľa, čo sa stane vaším dlhoročným partnerom. Pomôže vám presne pomenovať a odstrániť problémy a bude vás tiež správne navigovať pri vytváraní dodatočných požiadaviek na systém.

Týmto partnerom môže byť aj spoločnosť Dodo Systems, ktorá spĺňa tie najvyššie nároky klientov.

Článok bol pôvodne uverejnený v: https://www.ecommercebridge.sk/ako-vdaka-vykonnemu-erp-systemu-vytazit-z-biznisu-maximum/